일반적으로 엑셀(Execl) 버전과 상관없이 문서작성을 하여 저장해 두었던 모든문서의 경우 사용자가 다시 문서를 열어보기 위해서 이전에 작업했던 문서를 불러오기 위해서 최근문서 기록이 남아있게 된답니다.
공공장소로 공공기관이나 피시방 또는 직장에서 여러사람이 사용하는 컴퓨터인 경우라면 보안상의 문제 때문이라도 엑셀을 열때 최근기록이 남아있는 최근문서를 삭제해 두는것이 안전 하답니다.
오피스 관련 프로그램의 경우에 문서의 보안을 위해서 공통사항의 기능으로 지원하고 있으며 그중 하나가 열어본 페이지를 다른사용자가 찾아서 열어볼수 없게 삭제를 하거나 특정문서에 비번을 걸어놓을수가 있답니다.
■ 엑셀을 열어 보면 상단의 오피스단추를 열어보게되면 사용자가 지금까지 저장해 두었던 '최근 문서' 기록들이 아래와같이 그대로 남아있는것을 볼수가 있답니다. 최근문서 기록을 삭제하기 위해서 'Excel 옵션' 을 선택하여 옵션대화상자를 선택합니다.
■ 아래의 엑셀 옵션 대화상자를 불러와서 '고급' 탭 메뉴에서 표시에 '표시할 최근 문서수' 는 최근 문서를 몇개까지 나타낼것인지를 지정 변경할수가 있답니다.
■ 최근문서를 전부 안보이게 삭제하기 위해서는 '표시할 최근 문서 수' 를 '0(숫자)' 으로 설정하여 저장을 한다면 최근문서들이 전부 삭제할수가 있답니다. 하지만 최근문서를 다시 나타나게 하고자 원하는 갯수만큼 숫자를 넣어주면 되지만 한번 삭제된 최근문서는 더이상 나타나지 않으므로 주의해야합니다.
■ 표시한 최근 문서수를 '0' 으로 설정하여 저장한후 다시 최근문서를 아래의 예제와 같이 열어보면 지금까지 누적된 최근 문서들이 전부 삭제가 되어서 빈문서만 나타나게 된답니다.
위처럼 표시에서 최근문서 기록을 삭제하게되면 다시 최근 문서를 나타내고자 하는 숫자만큼 넘어줄수도 있지만 보안을 위해서 한번 삭제된 최근 문서는 나타나지 않게되므로 다른 사용자가 설정을 바꾼다고 해도 사용자가 저장했던 최근문서의 기록을 다시는 볼수없게 된답니다. 엑셀2007 버전에서 최근 문서를 삭제하였지만 다른 버전도 동일한 방법으로 삭제해 볼수가 있답니다.
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